fbpx

TUOTTAJAPALVELU AUTTAA TOTEUTTAMAAN TAPAHTUMASI

ANNA MEILLE TUOTANTO HOIDETTAVAKSI –

VOIT ITSE KESKITTYÄ MUIHIN OSA-ALUEISIIN

Olemme jäsentäneet tapahtuman järjestämiseen liittyvät työt viiteen osaan:

1) Tuotanto 2) esiintyjäbookkaus 3) markkinointi ja viestintä 4) myynti ja 5) taloushallinto

Tuottajapalvelumme auttaa Sinua tuotannon suunnittelussa ja käytännön toteutuksessa.

Voit itse keskittyä täysipainoisesti esimerkiksi markkinointiin ja suhdetoimintaan.

Saat käyttöösi tapahtumatuotannon ammattilaisen tuotantoa hoitamaan Sinun alaisuudessasi, sekä tiimimme asioita ratkaisemaan.

Tuotantopäällikkö tapahtumaasi

Tuottajapalvelumme avulla saat tapahtumaasi nimetyn tuotantopäällikön, joka:

  • Suunnittelee tapahtumasi osa-alueita itse
  • Koordinoi muiden suunnittelijoiden työtä
  • Johtaa käytännön toteutusta
  • Raportoi tuotannon etenemisestä Sinulle.

Tapahtumaasi nimetty tuotantopäällikkö on tapahtuma-alan ammattilainen.

Lisäksi hänen tukenaan on tiimimme, jolloin saat tapahtumaasi työskentelemään ihmisiä joilla on vuosikymmenten kokemus tuhansista tapahtumista.

Mitä tuotantopäällikkö tekee?

Tuottajapalveluun kuuluu seuraavien osa-alueiden suunnittelu ja suunnittelun koordinointi muiden suunnittelijoiden osalta.

Tyypillisesti muut suunnittelijat ovat oman osa-alueensa spesialisteja. Esimerkiksi sähköteknikko, turvallisuuspäällikkö, ravintolapäällikkö jne.

Toteutamme tapahtuman suunnittelua Opens -ohjelmiston avulla, josta näet jatkuvasti tilannekuvan työn etenemisestä.

Tallennamme myös muiden suunnittelijoiden suunnitelmat Opensiin, jolloin voit luottaa siihen että saatavilla on kaikki tapahtuman toteutukseen tarvittava tieto.

Laaditusta tapahtumasta Opensissa voidaan tehdä esiasetukset seuraavia tapahtumia varten.

Tällöin käytössäsi on oma tapahtumakonseptisi, jota voit parannella kokemusten myötä.

Konseptin avulla voit tehostaa tuotantoasi kerta kerran jälkeen.

Tämä tarkoittaa ajan ja kustannusten säästöä n. 10-15%.

Huom! Sinun ei tarvitse välttämättä hankkia Opens -lisenssiä itsellesi. Voimme toteuttaa palvelun omilla lisensseillämme.

Palvelun sisältö:

  • Aluesuunnitelma
  • Budjetti
  • Tapahtuman aikataulu
  • Projektin tehtävälistan ylläpito
  • Organisaation suunnittelu
  • Teknisen toteutuksen suunnitelma
  • Työaikasuunnitelma
  • Lupahakemukset
  • Turvallisuussuunnitelma
  • Asiakaspalvelujen suunnitelma
  • Ympäristöhuollon suunnitelma
  • Logistiikkasuunnitelma
  • Aluehuollon suunnitelma
  • Tuotantosuunnitelman ja keikkainfojen tuotanto
  • Tilaajan kanssa tuotantopalaverit
  • Henkilöstön koulutustilaisuuden vetäminen
  • Tapahtuman rakentamisen, liven ja purkamisen johtaminen
  • Jälkituotannon tehtävät
  • Tapahtumaraportin laadinta

Paljonko sinulla tai tiimilläsi menee nykyisin aikaa näiden asioiden hoitamiseen?

Näin palvelu toimii:

Pysyt ajan tasalla joka hetki

  • Tuottajapalvelusta laaditaan urakkasopimus, joka sisältää palveluun kuuluvien asioiden toteutustyön.
  • Aluksi määritellään yhdessä mitä halutaan toteuttaa ja kootaan olemassa olevat aineistot suunnittelua varten.
  • Tilauspäätökset ja maksuliikenne menee Sinun kauttasi. Saat meiltä vaihtoehtoja (esim. eri toimijoiden tarjoukset) ja suosituksemme valintapäätöstä helpottamaan.
  • Hoidamme käytännön asiat tilattaviin palveluihin. Meille maksat vain tekemästämme työstä.
  • Median suuntaan Sinä vastaat haastatteluihin ja annat lausunnot. Tarvittaessa voidaan soipia muita käytäntöjä.
  • Tapahtuman esituotanto toteutetaan suunnitelman mukaisesti. Voit seurata reaaliaikaisesti työn edistymistä.
  • Tapahtuman laajuudesta riippuen toteutetaan tuotantopalaverit kanssasi, jossa käydään päätettäviä asioita. Palaverien määrä sovitaan alkuvaiheen määrittelyssä.
  • Tapahtuman käytännön toteutuksessa tuotantopäällikkö johtaa rakentamisen, liven ja purkamisen aikaisia toimintoja paikan päällä.
  • Tapahtuman jälkeen tuotantopäällikkö hoitaa tarvittavat jälkituotannon tehtävät.
  • Lopuksi tuotantopäällikkö laatii raportin toteutuksesta ja tekee omat kehitysehdotuksensa tulevia tapahtumia varten.
  • Tapahtuma suljetaan ja arkistoidaan Opens -järjestelmässä.

Tuottajien esittely

Bettina Törnvall

  • Kulttuurituottaja AMK
  • Kokemusta mm. julkisen/kaupunki sektorin tapahtumatuotannoista
  • LinkedIN: Bettina Törnvall

Vesa Walden

Haluatko kuulla lisää?

Täytä lomkkeen tiedot ja klikkaa lähetä

Kun olet lähettänut tiedot, otamme sinuun pian yhteyttä.